اسکنر
اسکنرهای اسناد بایگانی کاغذی را به فایل جست‌وجوپذیر تبدیل می‌کنند؛ مدل‌های تخت، رومیزی با تغذیه خودکار و قابل حمل را بر اساس حجم کار مقایسه کنید.
اسکنرها را بر اساس شکل کار به سه دسته تقسیم می‌کنیم. اسکنر تخت (Flatbed) برای کتاب، عکس و اسناد شکننده مناسب است ولی برای پرونده‌های چندصدبرگی کند است. اسکنرهای رومیزی با تغذیه خودکار (ADF) مانند سری ES اپسون یا ADS برادر، ده‌ها برگ را پشت‌سرهم و به‌صورت دورو اسکن می‌کنند و ابزار اصلی بایگانی دیجیتال اداره‌ها هستند. مدل‌های قابل حمل هم برای میز پذیرش، بانک و کار سیار طراحی شده‌اند.
سرعت برگ در دقیقه، ظرفیت سینی ورودی و حجم روزانه پیشنهادی سازنده را با کار خود مقایسه کنید. نرم‌افزار همراه اسکنر اهمیت زیادی دارد: ساخت فایل PDF جست‌وجوپذیر با OCR، حذف صفحه سفید، صاف کردن برگه کج و ارسال مستقیم به پوشه شبکه یا فضای ابری، زمان بایگانی را بسیار کم میکند. اتصال Wi-Fi یا شبکه نیز امکان استفاده مشترک چند نفر را فراهم میکند.
غلتک‌های تغذیه قطعه مصرفی اسکنر ADF هستند و با فرسودگی، دوبرگی کشیدن یا گیر کاغذ شروع می‌شود. سرویس و تعویض آن‌ها در بخش تعمیر اسکنر انجام می‌شود. اگر به کپی و چاپ هم نیاز دارید، دستگاه‌های کپی چندکاره را ببینید.
برای بایگانی اداری، پیش از شروع اسکن یک ساختار نام‌گذاری فایل و پوشه تعریف کنید؛ مثلاً سال، واحد و شماره پرونده. این کار پیدا کردن اسناد را پس از اسکن هزاران برگ بسیار آسان‌تر میکند.
پرسش‌های متداول
OCR در اسکنر چه کاری میکند؟
متن داخل تصویر اسکنشده را شناسایی میکند تا فایل PDF قابل جستوجو و کپی متن باشد.
اسکنر ADF کارت ملی و کارت ویزیت را اسکن میکند؟
بسیاری از مدلها مسیر یا حالت مخصوص کارت دارند؛ مشخصات مدل را بررسی کنید.
چرا اسکنر دو برگ را با هم میکشد؟
معمولاً غلتک جداکننده فرسوده شده یا کاغذها به هم چسبیدهاند؛ برگهها را پیش از اسکن باد بزنید.
وضوح ۳۰۰ dpi برای اسناد کافی است؟
برای اسناد متنی و OCR بله؛ برای عکس و جزئیات ریز وضوح بالاتر مناسب‌تر است.